Jasna RilovićČesto se u menadžerskim krugovima spominje izlazni intervju (“exit interview”) kao jedan od moćnih alata u upravljanju ljudskim resursima, ali pitanje je – koliko se zaista on koristi u praksi?
Velike (najčešće strane) korporacije imaju te obrasce u svojim politikama i odjeli ljudskih resursa ih slijepo slijede u cilju zadovoljavanja zadanih ciljeva, ali često ni sami ne znaju što napraviti s dobivenim rezulatima. Nerijetko se oni pohranjuju u dosjeima zaposlenika i stoje tamo zbog potreba interne revizije i sl.
Na žalost, izlazni intervju nema nikakvu važnost ukoliko se ne koristi kao sredstvo za daljnji razvoj organizacije. Izlazni intervju najčešće je kritički osvrt na naš rad i kao što je netko davno rekao “kritika je besplatan savjet”, potrebno je samo naći vremena i volje i proučiti svaku povratnu informaciju koju dobijemo od budućeg bivšeg zaposlenika.
Da li ste uopće svjesni koliko nam informacija daje kvalitetno obavljen izlazni intervju?
Koji su to podaci koje možete dobiti koristeći izlazni intervju?
- Zadovoljstvo plaćama i beneficijama. U našoj zemlji, plaća i druge beneficije još uvijek su najčešći razlog zašto ljudi odlaze iz organizacije. Ukoliko veći broj ljudi odlazi iz vaše kompanije navodeći to kao razlog odlaska, vrijeme je da preispitate svoju politiku plaća, nagrađivanja i da proučite vašu poziciju u odnosu na konkurenciju. Možda je vaša politika da više ulažete u znanje i razvoj svojih zaposlenika, ali budite realni i zapitajte se – da li želite biti rasadnik talenata koje ćete školovati i razvijati, a onda ih takve pokloniti svojoj konkurenciji? Da, lijepo je stalno razvijati svoje ljude, ali ako im ne omogućite one osnovne, bazične potrebe (a tu prvenstveno mislim na zadovoljavajuću plaću) – zar zaista mislite da će ostati?
- Kvaliteta vodstva. Staro je pravilo da ljudi u kompaniju dolaze zbog reputacije iste, ali odlaze zbog menadžera. Ako vam u izlaznom intervjuu zaposlenici kao razlog odlaska spominju njihove nadređene – krajnji je rok da se zapitate koga ste postavili na voditeljske funkcije. Često upadamo u zamku da najboljeg specijalistu postavimo za voditelja tima, a onda nam se te obije o glavu, jer biti dobar radnik, ne znači automatski biti i dobar menadžer. Ukoliko više članova tima napusti organizaciju iz istih razloga razmislite o dva moguća rješenja: ili uložite u razvoj njihovog nadređenog ili ga zamijenite s nekim boljim.
- Mogućnost razvoja. Imati kvalitetne i ambiciozne zaposlenike velika je sreća, ali i odgovornost. Oni su gladni znanja, napretka i traže stalnu brigu nadređenih i odjela ljudskih resursa. Izgubiti talentiranog zaposlenika veliki je problem za svaku organizaciju. Često se kao izgovor za taj gubitak spominje nedostatak novih radnih mjesta, nestrpljivost talenata i sl. Naravno da ne možete svake godine otvarati desetine novih mjesta kako biste zadovoljili ambicije svojih talenata, ali je bitno imati jasnu viziju njihovog razvoja, a još je bitnija stalna i otvorena komunikacija s njima. Potrebno im je jasno komunicirati njihov put razvoja i u međuvremenu im davati mogućnost da se razvijaju na sadašnjem radnom mjestu putem novih projekata. Također je neophodno napraviti kvalitetan plan edukacija koji će slijediti potrebe organizacije, ali i dati jasan signal zaposlenicima da računamo na njih u budućnosti.
I za kraj, samo nekoliko praktičnih savjeta vezanih uz izlazni intervju:
- Kada napraviti izlazni intervju? Istraživanja pokazuju da je najbolje vrijeme za izlazni intervju negdje na polovici otkaznog roka. To je period kada su se one prve emocionalne reakcije od strane zaposlenika i poslodavca malo smirile, a opet nije došlo do potpune ravodušnosti koja se najčešće javlja zadnjih dana prije odlaska.
- Tko treba obaviti izlazni intervju? U većini organizacija to je dužnost odjela ljudskih resursa. Ukoliko nemate odjel za ljudske resurse, predlažem da to bude menadžer koji je dva nivoa iznad zaposlenika (dakle menadžer njegovo nadređenog). Najgora varijanta je da izlazni intervju radi direktno nadređena osoba zaposlenika koji odlazi, jer je velika vjerojatnost da nećete dobiti iskrenu povratnu informaciju o voditeljskim sposobnostima nadređene osobe.
- Koju tehniku koristiti? Postoji više tehnika dobivanja povratnih informacija: intervju licem u lice, upitnik, telefonski razgovor i sl. Predlažem da se intervju obavi licem u lice , ali to svakako ovisi o nivou povjerenja koje je odjel ljudskih resursa uspio razviti unutar kompanije.
- Struktura intervjua. Mada neke organizacije preferiraju nestrukturirani oblik izlaznog intervjua, smatram da je bolje slijediti strukturirani oblik komunikacije jer ćete tako dobiti većinu informacija koje želite. Također je bitno ostaviti jedan nestrukturirani dio gdje zaposlenik ima mogućnost dodati sve ostale informacije koje on smatra bitnim da podijeli s vama.
- Učestalost izlaznog intervjua. Većina organizacija obavi jedan intervju i time završava svoj zadatak. Probajte napraviti jedan intervju na polovici otkaznog roka, a zatim još jedan telefonski nakon nekoliko mjeseci, te usporediti rezultate koje ste dobili u oba slučaja. Nekada ćete se iznenaditi rezultatima koje dobijete!
I zadnji savjet za pravilno obavljanje izlaznog intervjua: slušajte, ne branite se i ne osuđujte! Budite zahvalni za svaku kritiku koja će vam pomoći da poboljšate stanje u organizaciji jer nitko ne zna bolje od vaših zaposlenika kako je raditi u vašoj organizaciji!